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萬基控股辦公自動化系統(tǒng)上線了

2015年11月02日 2424
萬基控股辦公自動化系統(tǒng)經(jīng)過設(shè)備技術(shù)信息部門和合作單位近兩個多月的努力,終于上線了。
1、使用辦公自動化的好處
1)辦公自動化上線后,各種報告、報表、合同、材料計劃、文檔資料不再使用紙質(zhì)打印、不再安排人員到處找有關(guān)人員簽字。全部實現(xiàn)個人電腦上輸入后,經(jīng)網(wǎng)絡(luò)送達(dá),簽字確認(rèn)人員在電腦前確認(rèn)即可。就算是出差在外的人員,無須回公司,只要身邊有網(wǎng)絡(luò)、有電腦、有手機即可辦公,極大地提高了辦公效率。
2)辦公自動化實施后,密切了各項業(yè)務(wù)辦理人員的業(yè)務(wù)關(guān)系,以前是模糊的業(yè)務(wù)流程、不清楚該項業(yè)務(wù)是誰,在辦公自動化系統(tǒng)里都是明確的清晰地。
3)以前業(yè)務(wù)辦理,流程走到了哪一步,結(jié)果怎樣,信息反饋較慢。辦公自動化實施后這些信息在流程發(fā)起人的電腦上隨時可以查看,及時掌握業(yè)務(wù)辦理情況。并且可以對很久以前辦理的每一項業(yè)務(wù)都能查詢,了解當(dāng)時該項業(yè)務(wù)在辦理時的各種信息,各級審批人員的意見等。
2、使用辦公自動化應(yīng)注意的事項
1)每個需要使用辦公自動化的人員都有一個用戶名,使用的時候使用自己的用戶名和密碼登錄辦公系統(tǒng),設(shè)備技術(shù)信息負(fù)責(zé)將用戶名和密碼分批次發(fā)放到各位使用人員手中,由于用戶名和密碼關(guān)系到你在公司的各種業(yè)務(wù)活動中的權(quán)利和義務(wù),因此,各位務(wù)必將密碼保管好,就像保管你的銀行卡密碼一樣。不要將密碼泄露給別人,第一次登錄后立即修改密碼,使用辦公自動化系統(tǒng)辦公結(jié)束后應(yīng)及時退出系統(tǒng),最好隔一段時間修改一下密碼,發(fā)現(xiàn)密碼泄露立即登錄系統(tǒng)修改密碼。
2)每天打開電腦進(jìn)入辦公自動化系統(tǒng)后,需要你辦理的各種業(yè)務(wù)會自動推送到你面前,各位在辦理業(yè)務(wù)前先要審核一下該項業(yè)務(wù)流程是否合適、是否符合公司的各項規(guī)章制度,不要盲目的按確定按鈕,要知道,按了確定按鈕就簽署了你的意見,你就要對你的意見負(fù)責(zé)。
3)辦公自動化系統(tǒng)運行后,大大減少了跟中辦公耗材的使用,比如打印紙、墨盒、碳粉等,除非是對外業(yè)務(wù)、需要打印成紙質(zhì)的才能辦理的業(yè)務(wù),因此各級管理人員要逐步減少辦公耗材的審批量。
4)懇請各位領(lǐng)導(dǎo)逐步減少紙質(zhì)版的審批,要求下屬人員電子化報送各種報告、材料。
3、辦公自動化推行計劃
1)逐級批次發(fā)放用戶名和密碼,第一次登陸后修改密碼、檢查自己的辦公信息有無錯誤,如有錯誤報設(shè)備技術(shù)信息部改正。
2)先對各單位OA管理員進(jìn)行培訓(xùn),由管理員負(fù)責(zé)對各單位人員進(jìn)行培訓(xùn)。
3)計劃在2015年11月至2015年12月之間進(jìn)行辦公自動化試運行,完善各種功能,傳統(tǒng)的辦公方法和辦公自動化辦公方法同時并存,為兩種辦公方法的過渡期。
4)2016年元月開始全面實現(xiàn)辦公自動化,屆時將對各單位辦公自動化推行工作進(jìn)行考核。

 

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